Zmiękczanie polega na usuwaniu ogólnej twardości wody w procesie wymiany jonowej. Podczas przepływu wody przez żywicę jonowymienną zachodzi proces wymiany jonowej. Jony wapnia i magnezu, które odpowiedzialne są za twardość wody, wymieniane są na jony sodowe – nie powodujące twardości.

Woda zmiękczona kierowana jest do instalacji wodociągowej, a ścieki po regeneracji do kanalizacji. Regeneracja ma na celu wypłukanie ze złoża zatrzymanych wcześniej zanieczyszczeń mechanicznych oraz przywrócenie zdolności jonowymiennych złoża jonowymiennego. Regeneracja przeprowadzana jest z użyciem reagentu  – nasyconego roztworu chlorku sodu – NaCl, w postaci sprasowanych tabletek w ilości ok. 120 gram na litr złoża (z powodów technicznych, nie wolno jednak używać soli kuchennej).

Woda poddawana zmiękczeniu powinna być pozbawiona żelaza i manganu.

Twardość wód naturalnych, w zależności od ich pochodzenia, zawiera się w granicach od 8 do 30 stopni niemieckich.
Nadmierna twardość wody jest zjawiskiem niepożądanym zarówno w procesach przemysłowych (kotły parowe, układy chłodnicze, przemysł włókienniczy), jak i dla celów konsumpcyjnych. Podczas ogrzewania na ściankach garnków, kotłów itp. powstaje kamień kotłowy, który pogarsza przewodnictwo cieplne, co w konsekwencji powoduje straty energetyczne, jak również może być przyczyną poważnych awarii.